Als ondernemer mag u een aantal zaken belastingvrij aan uw werknemers vergoeden of verstrekken. Dit mag maximaal tot het bedrag van de zogenaamde ‘vrije ruimte’. Vergoedt of verstrekt u meer, dan blijft dit belastingvrij voor uw werknemers, maar moet u de belasting betalen. Blijft u echter onder het bedrag van de vrije ruimte, dan gaat dit verloren en dus kunt u dit beter voorkomen.
Omvang vrije ruimte. Het bedrag dat u aan vrije ruimte heeft, is afhankelijk van de omvang van uw loonsom. De vrije ruimte bedraagt in 2024 namelijk 1,92% van uw loonsom tot een bedrag van € 400.000. Over het meerdere van uw loonsom is de vrije ruimte 1,18%. Bedraagt uw loonsom dus bijv. € 600.000, dan is uw vrije ruimte € 400.000 x 1,92% + € 200.000 x 1,18% = € 7.680 + € 2.360 = € 10.040. Schiet u met al uw vergoedingen en verstrekkingen over het bedrag van de vrije ruimte heen, dan betaalt u 80% belasting over het meerdere. Dat lijkt veel, maar als u het als loon zou moeten bruteren, bent u vaak meer kwijt. Zou u in de hiervoor gegeven situatie dit jaar dus bijv. € 12.000 aan vergoedingen en verstrekkingen uitgeven, dan kost dit u dus (€ 12.000 -/- € 10.040) x 80% = € 1.568 aan belasting.
Benut dus uw vrije ruimte 100%
Zo tegen het eind van het jaar is het vrij eenvoudig na te gaan of, en zo ja hoeveel vrije ruimte u nog overheeft. U heeft in uw administratie namelijk aan moeten geven of uw vergoedingen en verstrekkingen al dan niet in de vrije ruimte zijn ondergebracht. Benut u de vrije ruimte dit jaar niet helemaal, dan gaat dit verloren. Gebruik dit zo mogelijk nog dit jaar.
Wat is het voordeel? Dat het onderbrengen van een vergoeding of verstrekking in de vrije ruimte voordelig is, lijdt geen twijfel. Uw werknemer betaalt immers geen belasting en u betaalt geen premies werknemersverzekeringen. Stel dat u een van uw werknemers extra wilt belonen vanwege zijn voortreffelijke verkoopcijfers. De werknemer heeft een brutoloon van € 36.000 per jaar en u wilt hem een bonus geven van € 1.500. Via de werkkostenregeling blijft de bonus onbelast en bedraagt deze dus ook € 1.500 netto. Blijft de bonus buiten de werkkostenregeling, dan houdt de werknemer er maar € 883 netto van over. Bovendien betaalt u nog eens zo’n € 300 aan premies. Gebruik van de werkkostenregeling is voor beide partijen dus een stuk aantrekkelijker.
Gebruikelijkheidstoets. Als u de werkkostenregeling gebruikt, moet de vergoeding of verstrekking gebruikelijk zijn. Dat wil zeggen: niet meer dan 30% afwijken van wat in een vergelijkbare situatie gebruikelijk is. Hierover hoeft u zich echter geen zorgen te maken als het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen van de werknemer in het jaar niet meer dan € 2.400 bedraagt. Dan gaat de fiscus er in beginsel van uit dat dit gebruikelijk is.
Vrije keuze
Of u een werknemer een extra beloning verschaft, is in de regel uw eigen vrije keuze, al kunnen er bepalingen over in uw cao staan. Ook de vraag of u een vergoeding of verstrekking in de werkkostenregeling onderbrengt, maakt u zelf uit. In de regel betalen werknemers met een hoger salaris het meeste belasting over een extraatje en betaalt u het meeste premie voor werknemers tot de premiegrens. Houd hier rekening mee als u nog beperkt vrije ruimte overheeft, zodat het gebruik van de vrije ruimte maximaal voordeel oplevert.