Voor de vakantie gebruikt een aantal ondernemers de auto en soms ook de auto van de zaak. Hoe zit het dan met de autokosten die u tijdens de vakantie maakt? Zijn deze voor de ondernemer gewoon aftrekbaar en kunt u deze ook belastingvrij aan uw personeel vergoeden? Hoe zit dat precies?
Bijtelling
Als u een auto van de zaak gebruikt, heeft u met de bekende bijtelling te maken. Het bedrag van de bijtelling kunt u voor wat betreft uw eigen auto van de zaak niet ten laste van de winst brengen. Bij werknemers met een auto van de zaak wordt de bijtelling tot het loon gerekend. Voor gewone auto’s die dit jaar voor het eerst op kenteken zijn gezet, is de bijtelling 22% van de cataloguswaarde. Voor elektrische is dit 16% tot een cataloguswaarde van € 35.000, over het meerdere is het eveneens 22%.
Privégebruik
De bijtelling betaalt u vanwege het privégebruik. Alleen als u de auto aantoonbaar maximaal 500 kilometer per jaar privé gebruikt, ontloopt u de bijtelling. Als u de auto in de vakantie gebruikt, is dit ook privégebruik en heeft u dus al snel met de bijtelling te maken. Daar staat tegenover dat u ook alle kosten die u in de vakantie voor de auto maakt, ten laste van de winst kunt brengen als het uw eigen auto van de zaak betreft. Maakt de werknemer tijdens zijn vakantie kosten voor de auto van de zaak, dan mag u deze onbelast vergoeden. Hij betaalt immers al een bijtelling voor het privégebruik.
Wat valt hier allemaal onder? In beginsel vallen alle autokosten onder de kosten die u ten laste van de winst kunt brengen, dan wel belastingvrij kunt vergoeden. Of u uw werknemer deze kosten ook allemaal vergoedt, mag u zelf weten. Uiteraard moet u hierover goede afspraken met uw werknemer maken. Zo kunt u bijv. beperkingen stellen aan de kosten die u vergoedt en bijv. de kosten van tolwegen uitsluiten of de werknemer een deel van de brandstofkosten zelf laten betalen. Fiscaal is dit echter niet nodig.
Vervangende auto
Soms moet uw werknemer noodgedwongen gebruikmaken van een vervangende auto of een auto huren, omdat deze tijdens de vakantie gerepareerd moet worden. In dat geval staat niet de oorspronkelijke auto maar de vervangende auto ter beschikking. Heeft de vervangende auto een andere catalogusprijs of is het bijtellingspercentage anders, dan moet formeel ook voor de betreffende periode de bijtelling worden herzien. Bij geringe verschillen en korte periodes zal dit zo’n vaart niet lopen, maar wanneer het een langere periode of een flink hogere bijtelling betreft, is correctie zeker op zijn plaats. Dit valt af te leiden uit een afspraak die de Belastingdienst met de leasemaatschappijen heeft gemaakt over het ter beschikking stellen van een vervangende auto tijdens de vakantie.
Extra bijtelling? Gebruikt u of uw werknemer de auto van de zaak tijdens de vakantie, dan is dit gewoon privégebruik. Alle kosten van dit privégebruik zijn aftrekbaar van de winst als het uw eigen auto van de zaak betreft en onbelast te vergoeden als het de auto van de zaak van de werknemer betreft. Houd er wel rekening mee dat de inspecteur de bijtelling hoger kan vaststellen als uit de feiten blijkt dat de auto dermate veel privé is gebruikt in de vakantie, dat een hogere bijtelling op zijn plaats is. De inspecteur heeft in deze wel de bewijslast, maar dat is aan de hand van buitenlandse facturen inzake bijv. brandstof en tol een koud kunstje.