Carpoolen en de vergoeding daarvoor, hoe zit dat?

Niet zo simpel. Er is een aantal situaties mogelijk waarmee u te maken krijgt als u reiskosten vergoedt en werknemers gaan carpoolen:

1. Wie regelt het vervoer? Bent u dat of is dat een van uw werknemers? Als u dat bent, is er dan sprake van vervoer vanwege de werkgever?
2. Eigenaar auto. Wordt er gereden met een auto van de zaak of van de werknemer?
3. Bestuurder of meerijder? Welke regels gelden er voor de bestuurder en voor de meerijder?

Auto van de werknemer

Georganiseerd door werknemers. Stel, een werknemer carpoolt met collega’s. U mag dan deze werknemer én degenen die meerijden onbelast € 0,19/km vergoeden. Let op. Dat mag alleen over de normale reisafstand van elke werknemer en niet over de omrijdkilometers om hem op te pikken.

Door u georganiseerd. Heeft u als werkgever geregeld dat een werknemer enkele collega’s ophaalt, dan is er sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Let op. U mag dan alléén de bestuurder onbelast € 0,19/km vergoeden voor zijn normale rit en voor de extra kilometers die hij maakt om de collega’s op te halen. Tip. Werknemers mogen wel onderling afspreken dat ze de chauffeur een vergoeding betalen voor de moeite.

Carpoolen met de auto van de zaak

Georganiseerd door werknemers. Een werknemer met een auto van de zaak spreekt met collega’s af om ze op te halen. Deze bestuurder mag u dan géén onbelaste vergoeding geven; tenslotte rijdt deze in een auto van de zaak. De meerijders mag u echter wel de onbelaste vergoeding van € 0,19/km geven. De extra kilometers om de collega’s op te halen zijn privéritten.

Door u georganiseerd. Als ú regelt dat een werknemer met een auto van de zaak collega’s ophaalt, is er weer sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’. Onbelaste reiskosten zijn dan niet toegestaan. Alleen in dit geval vormen de omrijdkilometers voor de chauffeur zakelijke kilometers.

Als werknemers met u meerijden? Kunnen werknemers met u als ondernemer meerijden, dan is voor hen sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag de extra kilometers wel aanmerken als zakelijke ritten voor uzelf, maar als u de werknemer een vergoeding hiervoor geeft, is deze niet belastingvrij. Het maakt daarbij niet uit of u een auto van de zaak rijdt of een privéauto.

Méér dan € 0,19/km? Als de vergoeding hoger is dan het onbelaste deel, moet u het meerdere als belast loon of eindheffingsloon aanmerken.