Let op uw inkoopfacturen, vooral op de tenaamstelling!

Voorbelasting verrekenen. Indien u als ondernemer goederen of diensten van een andere ondernemer afneemt, wordt hierover btw in rekening gebracht. Deze btw kunt u vervolgens verrekenen in uw aangifte omzetbelasting als voorbelasting. Uw bedrijf moet dan uiteraard zelf ook btw-belaste prestaties verrichten.

Factuureisen. Voor de verrekening van deze ‘inkoop-btw’ stelt de fiscus wel een aantal eisen. Zo moet u beschikken over een factuur van uw leverancier die aan de factuurvereisten voldoet. Denk hierbij aan het opnemen op de factuur van een juiste tenaamstelling van zowel de leverancier als de afnemer, het btw-nummer van de leverancier, zijn KvK-nummer, alsmede een uniek factuurnummer. Let op. Als de inkoopfactuur niet aan de factuurvereisten voldoet, dan mag de daarop vermelde btw niet worden verrekend. En dat verhoogt uw inkoopkosten uiteraard aanzienlijk!

Tenaamstelling factuur

Waar gaat het mis? Met name de tenaamstelling van de afnemer gaat in de praktijk nog wel eens mis. Uw leverancier hanteert wellicht gewoon uw privénaam en realiseert zich niet dat deze levering op naam van uw bedrijf moet plaatsvinden. Of u heeft uw privénaam geregistreerd in een webshop en doet nu een zakelijke bestelling.

Juridische naam. Maar welke naam moet u nu eigenlijk precies hanteren? Het gaat hierbij om de naam van de onderneming waaraan het btw-nummer is verstrekt. Deze komt overeen met uw inschrijving bij de KvK. Een factuur op naam van u als ondernemer of op naam van één van de vennoten van een samenwerkingsverband is dus niet juist. Let op. Bij een vennootschap onder firma is ook het achtervoegsel Vof noodzakelijk.

Coulanceregeling fiscus

Vereenvoudigde factuur. Het niet voldoen aan de factuurvereisten is niet altijd direct een probleem. Zo bestaat er allereerst een coulanceregeling voor facturen tot een bedrag van € 100,- (inclusief btw). Voor dergelijke kleine facturen mag worden volstaan met een vereenvoudigde factuur, hetgeen ook een kassabon mag zijn. Hierop moet het volgende zijn vermeld:

• factuurdatum;
• naam en adres van leverancier;
• welke goederen of diensten zijn geleverd;
• het te betalen btw-bedrag.

Kassabonnen voldoende duidelijk. De meeste kassabonnen zullen aan deze eisen voldoen. Zodoende zijn dergelijke bonnen bij bedragen tot € 100,- voldoende om aanspraak te kunnen maken op aftrek van de daarop vermelde btw.

Brandstofbonnen. Voor brandstofbonnen geldt dat deze ook boven de grens van € 100,- op basis van een kassabon acceptabel zijn. Wel moet de betaling gedaan zijn met uw zakelijke bankpas, creditcard of tankpas.

Lichte gebreken. Daarnaast blijkt uit de rechtspraak en uitlatingen van de staatssecretaris dat lichte gebreken ook niet per definitie noodlottig zijn voor de aftrek van btw. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het ontbreken van het KvK-nummer van de leverancier of zijn adres. Als eenvoudig is vast te stellen welke leverancier de goederen of diensten heeft geleverd, is dit geen probleem.