Oplaadkosten e-auto werknemer thuis onbelast vergoeden?

Heeft uw werknemer een elektrische auto van de zaak en wordt deze thuis opgeladen, dan kunt u als werkgever een onbelaste vergoeding geven voor de kosten die de werknemer hiervoor maakt. U kunt dit op twee manieren doen: door de werkelijke kosten te vergoeden of vergoeden via een zakelijke transactie.

Vergoeding van werkelijke kosten

Als werkgever kunt u de werkelijke kosten voor het opladen van de auto van de zaak onbelast vergoeden. Deze kosten worden beschouwd als een intermediaire kostenvergoeding, omdat de werknemer deze uitgaven maakt namens de werkgever.

Hoe berekent u de werkelijke kosten? De werkelijke kosten worden berekend op basis van de integrale kostprijs per kWh, die bestaat uit zowel vaste als variabele kosten. Dit betekent dat u de totale energiekosten van de werknemer deelt door het totale aantal kWh dat in de woning is verbruikt. Ook een evenredig deel van de afschrijving van zonnepanelen kan hierin worden meegenomen.

Voorbeeld.De werknemer heeft in één maand 1.200 kWh elektriciteit verbruikt in zijn huishouden, waarvan 200 kWh is gebruikt voor het opladen van de auto van de zaak. Het energiecontract van de werknemer hanteert de volgende tarieven:

• Variabele kosten: € 0,32 per kWh.
• Vaste kosten: € 50 per maand (voor netbeheerkosten en vastrecht).

Onbelaste vergoeding. De werkgever mag de werknemer een onbelaste vergoeding van € 72,40 uitkeren voor het opladen van de auto van de zaak. Dit bedrag dekt zowel de variabele kosten als een evenredig deel van de vaste kosten.

Vergoeding via zakelijke transactie

U kunt ook een zakelijke overeenkomst sluiten met uw werknemer. Hierbij levert de werknemer energie (incl. eventuele zelfopgewekte zonne-energie) aan u onder zakelijke voorwaarden, zoals een energieleverancier dat ook zou doen. Deze transactie wordt niet gezien als loon, mits de voorwaarden marktconform zijn.

Wat betekent marktconform? Het afgesproken tarief moet passen bij de energieprijzen die gelden op het moment van de afspraak. Daarnaast moet de looptijd van het contract aansluiten bij wat gebruikelijk is in de markt.

Voorbeeld zakelijke transactie

• Datum van de afspraak: 1 februari 2025.
• Marktprijs bedraagt op 1 februari 2025: € 0,35 per kWh voor een contract met een looptijd van één jaar.
• Afgesproken vergoeding: € 0,30 per kWh.
• Looptijd van de afspraak: tot 1 februari 2026.

Omdat de vergoeding van € 0,30 per kWh binnen de bandbreedte blijft van de markprijzen die op 1 februari 2025 bij een looptijd van een jaar worden aangeboden, blijft de vergoeding buiten de loonsfeer. Dit betekent dat de vergoeding onbelast kan worden verstrekt.

Wat als de vergoeding te hoog is? Als u een hogere vergoeding geeft dan de intermediaire kosten of zakelijke transactie, kan dit leiden tot naheffingsaanslagen. De inspecteur moet dan wel aannemelijk maken dat er sprake is van een hogere vergoeding.