Administratieplicht. Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Wat hieronder moet worden verstaan, is niet wettelijk bepaald. Wel is bepaald dat uw financiële situatie, waaronder uw fiscale verplichtingen, uit de administratie moet zijn af te leiden. Logisch ook, want u moet uw aangifte erop baseren en bij een controle moet de inspecteur er gebruik van kunnen maken. Het werkt dan ook niet bepaald in uw voordeel als uw administratie ontbreekt of gebreken vertoont. Dit bleek onlangs weer voor de de rechtbank in Haarlem (ECLI:NL:RBNHO:2022:12535) . Wat speelde er?
Fiscale verplichtingen
Behalve dat u een administratie moet voeren, heeft u als ondernemer diverse fiscale verplichtingen. Zo moet u de administratie in beginsel zeven jaar bewaren, waarbij onder meer voor onroerend goed een uitzondering geldt en de bewaarplicht tien jaar bedraagt. Ook moet u bij een controle inzicht geven in de administratie en toestaan dat er eventueel kopieën worden gemaakt.
Informatiebeschikking. In de betreffende zaak handelde het om een grillrestaurant. Bij een boekenonderzoek bleek dat een deel van de administratie ontbrak. Daarop volgde een informatiebeschikking, waarin om aanvullende informatie werd gevraagd. Hierop werd niet gereageerd. Dat kwam de eigenaar van het restaurant duur te staan. Let op. Als een informatiebeschikking wordt opgelegd, bent u verplicht het gevraagde te verstrekken. Doet u dit niet, dan kan een aanslag worden opgelegd en de bewijslast worden omgedraaid. Dit betekent dat u maar moet zien te bewijzen dat de aanslag te hoog is. Zonder administratie om dit te onderbouwen, is dit vrijwel onmogelijk.
Klikspaan … De inspecteur corrigeerde de aangegeven winstniveaus fors. Hij beschikte namelijk via een ex-werknemer over de werkelijke kassa-inkomsten van een bepaalde periode. Deze vergeleek hij met de aangegeven omzet. Hieruit bleek dat gemiddeld slechts 75% van de omzet was aangegeven. Dit leverde forse navorderingen op. Het verweer dat met de genoemde inkopen en het beschikbare personeel de gecorrigeerde omzetten nooit behaald zouden kunnen worden, was te zwak. De bewijslast werd immers omgedraaid, zodat ze deze stelling moesten bewijzen, hetgeen niet lukte. De navorderingen bleven dan ook in stand. De opgelegde boetes kwamen wel te vervallen. Voor het opleggen van een vergrijpboete moet de inspecteur namelijk bewijzen dat er sprake is van opzet of grove schuld. Dat een deel van de administratie ontbrak, was hiervoor onvoldoende.
Welke lering kun u hieruit trekken?
Deze rechtszaak maakt een aantal dingen duidelijk. Om te beginnen is het van het grootste belang dat uw administratie klopt en bewaard wordt zolang dit wettelijk vereist is. Maak ook altijd back-ups of gebruik de cloud, want zelfs bij bijv. een brand zal niet geaccepteerd worden dat uw administratie ontbreekt. Is een informatieverzoek onredelijk, teken er dan bezwaar tegen aan. Doet u dit namelijk niet, dan staat deze vast en kan de bewijslast worden omgedraaid. Uit de uitspraak blijkt verder ook dat werken met zwart betaald personeel niet alleen weinig ethisch is, maar ook riskant. Bij een conflict, zoals ook in deze zaak ongetwijfeld speelde, loopt u immers het risico dat er zaken richting fiscus worden doorgespeeld die u liever voor uzelf had gehouden.