Kosten moeten blijken uit bewijzen
Hoofdregel is dat u het bewijs moet leveren door bonnetjes en facturen waaruit de kosten blijken. Lukt dat niet, dan is de vergoeding belastbaar; dus is de heffing voor de werknemer zelf, tenzij de vergoeding wordt opgenomen in de vrije ruimte van de WKR.Let op. Soms is het een heel gedoe om uw werknemers ertoe te bewegen deze bonnen te verzamelen voor uw administratie om de bedragen te registreren en uit te betalen.
Ambtenarenregeling.Denk eens aan de reisregelingen ambtenaren binnenland. Op basis van deze regelingen kunnen ambtenaren onder voorwaarden vaste bedragen vergoed krijgen voor gemaakte kosten tijdens reizen binnen Nederland. Het gaat daarbij natuurlijk alleen om de kosten die de werknemers zelf moeten betalen. Regelt u het eten en/of de overnachting, dan mag u geen onbelaste vergoeding verstrekken.Tip 1. Ook u mag deze regeling toepassen indien uw werknemers qua kosten vergelijkbaar zijn met ambtenaren.Tip 2. Er is ook een reisregeling voor buitenlandse reizen.
Vergelijkbare werknemer?Dit is het geval wanneer de werknemer dezelfde soort kosten maakt als een ambtenaar en onder dezelfde voorwaarden als een ambtenaar recht heeft op de kostenvergoeding. U moet dus aan de hand van de CAO Rijk (onderdeel 10.2) beoordelen of een ambtenaar ook een vergoeding zou krijgen.Let op. Deze tweede eis gold de afgelopen jaren niet en is per 2024 in het Handboek loonheffingen opgenomen (pagina 341 en 342). Voor afspraken gemaakt in 2023 mag u dit jaar nog wel de oude uitleg hanteren. U hoeft dan dus alleen te kijken naar de vraag of de werknemer dezelfde soort en omvang kosten maakt als een ambtenaar, maar u hoeft niet te letten op de afspraken eromheen.
Hoeveel dan?U mag in 2024 de hiernavolgende kosten vergoedingen belastingvrij vergoeden.
| Omschrijving | Bedrag | Nadere voorwaarden |
| Kleine uitgaven overdag | € 5,93 | Geen |
| Kleine uitgaven avond | € 11,86 | Alleen als werknemer aansluitend overnacht |
| Logies | € 140,57 | Per overnachting |
| Ontbijt | € 13,88 | Na overnachting |
| Lunch | € 11,88 | Iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur binnen de dienstreis |
| Avondmaaltijd | € 29,82 | Iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur binnen de dienstreis |
Wat staat u te doen?
Zorg dat u bij alle nieuwe gevallen (en de oude situaties per 2023) in ieder geval de kostenafspraken ook voldoet aan de volgende voorwaarden:
- de werknemer krijgt pas een vergoeding voor overnachting als de reis minimaal vier uur duurt;
- de bestemming ligt minimaal op een kilometer van de eigen werklocatie;
- behalve voor kleine kosten geldt dat de kosten worden gemaakt in een locatie die daarvoor bedoeld is (dus wel in een horecabedrijf en boodschappen bij de supermarkt niet);
- als de werknemer tussen 12.00 en 14.00 uur op dienstreis is, heeft hij recht op een lunchkostenvergoeding (2024: € 20,32);
- de regeling geldt niet als de werknemer minimaal vier weken en minimaal de helft van de werkweek op eenzelfde plek gaat werken.