Aftrekbaarheid kosten
Zakelijke kosten zijn meestal 100% aftrekbaar van de winst. Daarbij bepaalt u als ondernemer of u bepaalde kosten maakt en mag de inspecteur dus niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Dit betekent echter niet dat alle kosten die u als zakelijk aanmerkt, ook automatisch zakelijk zijn. Desgevraagd zult u dan ook aannemelijk moeten maken wat het zakelijke karakter van uw kosten is. Kunt u dat niet, dan dreigt er een navordering met eventueel een boete, zoals onlangs bleek voor het hof in Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2019:1255) .
Zakelijk of niet?
In de betreffende zaak stond de aftrekbaarheid van een aantal als zakelijk opgegeven kosten ter discussie. Het betrof onder meer de zakelijkheid van de kosten van relatiegeschenken, representatie- en scholingskosten. Om te kunnen beoordelen of het zakelijke kosten betrof, was de inspecteur een boekenonderzoek gestart. Daaruit bleek dat de kosten slechts zeer summier waren onderbouwd, zodat de inspecteur de aftrek schrapte.
Gebrekkige onderbouwing. De gebrekkige onderbouwing van de kosten had met name betrekking op relatiegeschenken en representatiekosten. Uit het boekenonderzoek bleek dat dit etentjes buiten de deur betrof en een groot aantal geschonken wijnen. Niet duidelijk werd welke zakelijke belangen hiermee gediend waren, met wie uw collega de etentjes had genoten en wie de ontvangers van de wijnen waren geweest. Ook de rechter was van mening dat het zakelijke karakter van de kosten niet was aangetoond en dus bleef de navordering plus boete in stand.
Afspraken niet nagekomen
Uit de stukken blijkt ook dat de ondernemer eerdere afspraken met de fiscus niet was nagekomen. Deze had namelijk eerder afgesproken dat bij dergelijke kosten diende te worden aangegeven wie de ontvanger van de relatiegeschenken was geweest en met wie er was gedineerd. Nu hierover niets in de administratie was terug te vinden en uw collega ook verder geen logische verklaring kon geven, bleef de correctie in stand.
Misleiding. Uw collega probeerde zelfs met misleidende verklaringen de zakelijkheid van kosten aan te tonen. Zo werd voor wat betreft zakelijke opleidingskosten gesteld dat dit opleidingskosten betroffen ten behoeve van het personeel in het kader van een traineeship. Onderzoek bracht echter aan het licht dat het kosten voor een particuliere middelbare school voor de kinderen van de ondernemer betrof. Door het ontbrekende zakelijke verband werden ook deze kosten geschrapt.
Wat kunt u hiermee?
Weet dat u zakelijke kosten altijd aannemelijk moet kunnen maken. Vermeld dit het liefst direct bij de factuur als dit onduidelijk is. Noteer namen en de zakelijke relatie van personen met wie u uit eten gaat of aan wie u relatiegeschenken geeft. Het kan zomaar zijn dat de fiscus hier pas enkele jaren later naar vraagt en voorkom dus dat u dat tegen die tijd bent vergeten. Kom inzake gemaakte kosten ook uw eventueel gemaakte afspraken met de fiscus na, want anders zijn deze al bij voorbaat verdacht. Houd er rekening mee dat u de bewijslast heeft inzake de zakelijkheid, ondanks het feit dat de inspecteur niet mag beslissen of een zakelijke uitgave wel verantwoord is. Deze beslissing is aan u.